Privacyverklaring voor Sollicitanten

1. Toepassingsgebied

<h2>1. Toepassingsgebied</h2>Deze privacyverklaring voor sollicitanten (hierna: “Privacyverklaring”) is van toepassing op de verwerking van jouw persoonsgegevens, in het kader van jouw sollicitatie, door WEAREONE.world BV, een besloten vennootschap naar Belgisch recht, gevestigd te Korte Vlierstraat 6, 2000 Antwerpen, België, en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0867.239.782 en/of een met haar verbonden vennootschap in de zin van artikel 1:20 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (zoals TL International BV, TL Travel CommV, TL Winter BV, Lemon BV, Magnashow, LoT BV en MNKY BZZ BV), inclusief diens overnemers en rechtsopvolgers (hierna gezamenlijk aangeduid als “WEAREONE-groep”, “wij”, “we”, “ons”, “onze” en elk afzonderlijk als “WEAREONE” of “WEAREONE-groepsvennootschap”), en jouw rechten in verband met die verwerking.Deze Privacyverklaring is uitsluitend van toepassing op de verwerking van jouw persoonsgegevens wanneer je solliciteert voor een functie bij WEAREONE. Indien je meer informatie wenst over hoe wij je persoonsgegevens verwerken buiten dit kader, verwijzen we je naar onze algemene privacyverklaring.Wij kunnen deze Privacyverklaring op elk moment wijzigen. Om na te gaan wanneer wij de Privacyverklaring voor het laatst hebben bijgewerkt, kan je de datum “Laatst bijgewerkt” onderaan deze pagina raadplegen. Alle wijzigingen in deze Privacyverklaring worden van kracht zodra we ze op onze websites beschikbaar maken.Indien je vragen hebt over deze Privacyverklaring of over de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, neem dan per e-mail contact met ons op via <a href="mailto:dpo@tomorrowland.com">dpo@tomorrowland.com</a>.

2. Waarom wij jouw persoonsgegevens verwerken

<h2>2. Waarom wij jouw persoonsgegevens verwerken</h2>Wanneer je solliciteert voor een functie bij WEAREONE, verwerken wij jouw persoonsgegevens om je sollicitatie te behandelen, je te benaderen voor een eventuele tewerkstelling, en om onze wettelijke verplichtingen na te komen.Om je sollicitatie te kunnen behandelen, verwerken wij je identificatiegegevens, zoals je naam, geboortedatum, geslacht en nationaliteit. Daarnaast verwerken wij je contactgegevens, zoals je e-mailadres en telefoonnummer, en de inhoud van je communicatie en de praktische details ervan, om met jou te communiceren en je sollicitatie op te volgen.Om te kunnen inschatten of jij de nodige ervaring en kennis hebt voor de functie en je profiel past binnen het team waarin je zou werken, verwerken we je professionele informatie, zoals werkstatuut, werkervaring, professionele interesses, en alle andere informatie die je aan ons meedeelt tijdens het sollicitatieproces, zoals je afbeelding, leukste Tomorrowland moment en hobbies.Wanneer je de eerste stappen van het sollicitatieproces hebt doorlopen en we denken dat je een mogelijke match zou zijn voor een functie, kunnen wij je vragen om een AssessFirst assessment af te leggen om te kijken hoe jij functioneert in een team, welke ambities je drijven en hoe jij de complexe balans tussen werk en privé beheert. Met deze assessment peilen we naar jouw potentieel voor de functie, je professionele persoonlijkheid, motivaties en denkvaardigheden.Wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken tijdens het sollicitatieproces doen wij dit op jouw verzoek en op basis van jouw toestemming. Dit geldt ook voor informatie die je mogelijks met ons zou delen en die betrekking heeft op je specifieke fysieke en/of medische behoeften, en voor de informatie die je met ons deelt via AssessFirst.Van zodra je sollicitatie uitmondt in een aanbod/tewerkstelling steunen wij ons voor de verdere verwerking van jouw persoonsgegevens op de noodzakelijkheid voor het nemen van de maatregelen die nodig zijn voor het sluiten van je arbeidsovereenkomst. In dit stadium zullen wij ook bijkomende gegevens opvragen, zoals je bankrekeningnummer, zodat we je loon kunnen betalen tijdens je tewerkstelling. Voor zover noodzakelijk verwerken wij jouw persoonsgegevens ook om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan onze verplichting om je indiensttreding te melden bij de Rijksdienst Sociale Zekerheid (Dimona-aangifte), waarvoor we onder meer ook je rijksregisternummer nodig hebben. In bijzondere gevallen (zoals je aanwezigheid op onze evenementen) zullen wij je rijksregisternummer ook verwerken om aan onze wettelijke verplichtingen uit de Wet van 2 oktober 2017 tot regeling van de private en bijzondere veiligheid te voldoen.Jouw persoonsgegevens worden ook verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om het sollicitatieproces zo efficiënt en veilig mogelijk te laten verlopen, en om onze HR-processen te evalueren en naar de toekomst toe te verbeteren.

3. Hoe wij jouw persoonsgegevens verkrijgen

<h2>3. Hoe wij jouw persoonsgegevens verkrijgen</h2>In de meeste gevallen verkrijgen wij de persoonsgegevens die wij van jou verwerken rechtstreeks van jou. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer je ons via het Jobs Portaal je CV en motivatiebrief doorstuurt, communiceert met ons via e-mail of deelneemt aan de AssessFirst assessment.Er zijn echter situaties waarin wij jouw persoonsgegevens van anderen ontvangen. Dit kan onder meer het geval zijn wanneer we de referenties contacteren die je ons hebt doorgegeven in het kader van je sollicitatie.

4. Hoelang wij jouw persoonsgegevens bewaren

<h2>4. Hoelang wij jouw persoonsgegevens bewaren</h2>Wij bewaren jouw persoonsgegevens voor zolang dit nodig is om de doeleinden te bereiken die hierboven zijn uiteengezet of zoals vereist door de toepasselijke wet- en regelgeving. Bij het bepalen van de passende bewaartermijn voor jouw persoonsgegevens houden wij rekening met verschillende factoren, zoals de doeleinden waarvoor wij de gegevens verwerken en de categorieën van persoonsgegevens waar de verwerking betrekking op heeft.Doorgaans betekent dit dat we je persoonsgegevens zullen bijhouden tot wanneer de functie waarvoor je solliciteert is ingevuld. Wanneer jij de functie invult, houden wij jouw persoonsgegevens bij in het kader van je tewerkstelling. Indien de functie door iemand anders wordt ingevuld zullen we je persoonsgegevens in principe na 4 weken verwijderen. Het is echter mogelijk dat we je persoonsgegevens voor een langere periode bijhouden wanneer er een zwaarder doorwegend belang is voor ons of voor iemand anders om jouw persoonsgegevens te blijven bewaren, of wanneer een wettelijke verplichting of een rechterlijk of administratief bevel ons verhindert om je persoonsgegevens te de-identificeren of te verwijderen.Indien we je profiel veelbelovend vinden voor een eventuele toekomstige opportuniteit de bij WEAREONE-groep, kunnen we je ook vragen om je persoonsgegevens voor een langere termijn bij te houden, om je te kunnen contacteren indien er een passende functie zou vrijkomen. Hiervoor vragen we jouw toestemming.In die mate dat de verwerking van jouw persoonsgegevens steunt op jouw toestemming, zullen we je persoonsgegevens verwijderen wanneer je je toestemming intrekt, tenzij er andere grondslagen zijn die ons toestaan of zelfs verplichten om je gegevens langer te bewaren. Dit is onder andere het geval wanneer wij in een juridische procedure zouden verwikkeld zijn of een geschil zou hangende zijn, of wanneer wij jouw persoonsgegevens nodig hebben om op efficiënte wijze aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.

5. Hoe wij jouw persoonsgegevens delen met anderen

<h2>5. Hoe wij jouw persoonsgegevens delen met anderen</h2><h3>5.1 Ontvangers van jouw persoonsgegevens</h3>Wij zorgen ervoor dat toegang tot jouw persoonsgegevens beperkt blijft tot die personen en afdelingen binnen de WEAREONE-groep voor wie het noodzakelijk is om jouw gegevens te verwerken om de bovengenoemde doelstellingen te bereiken.Ook wanneer wij jouw persoonsgegevens delen met anderen, gebeurt dit uitsluitend voor de voornoemde doeleinden, of omdat jij ons daartoe hebt verzocht. Mogelijke ontvangers van jouw persoonsgegevens zijn onder meer dienstverleners, partners, adviseurs, en overheidsinstanties.Zo kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met partijen waarmee we samenwerken in het kader van onze rekruteringsactiviteiten (zoals interimkantoren en AssessFirst) en met dienstverleners die ons helpen om onze diensten en infrastructuur te beheren (zoals IT-dienstverleners). In uitzonderlijke gevallen kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met rechtbanken en autoriteiten wanneer dit wettelijk is vereist of wanneer dit nodig is om onze belangen te beschermen of onze rechten te waarborgen.<h3>5.2 Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte</h3>Sommige ontvangers van jouw persoonsgegevens kunnen gevestigd zijn in een land buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER”). Voor bepaalde derde landen heeft de Europese Commissie vastgesteld dat zij een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens waarborgen. Dergelijk adequaatheidsbesluit bestaat onder meer voor het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland.Als wij persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een derde land waarvoor geen adequaatheidsbesluit bestaat, en er geen afwijkingen voor specifieke situaties van toepassing zijn, zijn wij verplicht om passende waarborgen in acht te nemen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dergelijke waarborgen kunnen o.a. geboden worden door een contractuele regeling tussen ons en de ontvanger in het derde land die steunt op de standaardcontractbepalingen voor internationale doorgifte van persoonsgegevens zoals vastgesteld door de Europese commissie, of een ander mechanisme dat de internationale doorgifte van jouw persoonsgegevens mogelijk maakt conform de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.Wanneer wij de doorgifte van jouw persoonsgegevens steunen op passende waarborgen, zullen wij nagaan of deze waarborgen jouw persoonsgegevens voldoende kunnen beschermen opdat het beschermingsniveau dat in de EER wordt gewaarborgd niet wordt ondermijnd door de doorgifte. Zo dit niet het geval is, nemen wij de nodige bijkomende maatregelen om in een passende bescherming te voorzien. Indien dit niet mogelijk is, zullen wij jouw persoonsgegevens niet doorgeven aan die ontvanger, dan wel jouw persoonsgegevens pas doorgeven indien en voor zover een ander mechanisme de doorgifte mogelijk maakt. Om meer informatie te krijgen over deze toepasselijke waarborgen, kan je een verzoek sturen per e-mail naar <a href="mailto:dpo@tomorrowland.com">dpo@tomorrowland.com</a>.

6. Hoe wij jouw persoonsgegevens beschermen

<h2>6. Hoe wij jouw persoonsgegevens beschermen</h2>Wij behandelen de persoonsgegevens die wij verwerken vertrouwelijk en wij beschermen ze in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, deze Privacyverklaring en onze interne procedures voor gegevensbeveiliging.Wij leveren commercieel redelijke inspanningen om ervoor te zorgen dat je persoonsgegevens veilig worden bewaard en beschermd tegen verlies of ongeoorloofde bekendmaking en gebruik. Je begrijpt evenwel dat veiligheid en beveiliging inspanningsverplichtingen zijn en dat het resultaat hiervan nooit kan worden gegarandeerd.

7. Jouw keuzes en rechten

<h2>7. Jouw keuzes en rechten </h2>In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming beschik je, indien en voor zover van toepassing, over de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens:<ul class="unordered_list"><li>Je hebt het recht om toegang te vragen tot de persoonsgegevens die wij over jou verwerken. Wij kunnen administratieve kosten in rekening brengen wanneer wij je herhaaldelijke verzoeken ongegrond of buitensporig achten of wanneer wij menen dat je verzoek als doel heeft om onze activiteiten te schaden of ons administratief te belasten.</li><li>Je hebt het recht om kosteloos de verbetering te verkrijgen van onjuiste persoonsgegevens over jou. Je dient hiervoor het bewijs aan te leveren van de onjuistheden die je wilt laten verbeteren.</li><li>Wanneer wij je persoonsgegevens verwerken op grond van jouw toestemming, heb je het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken.</li><li>Onder bepaalde voorwaarden heb je het recht om de verwijdering te verkrijgen van jouw persoonsgegevens. Na ontvangst van jouw verzoek hieromtrent zullen wij beoordelen of er dwingende redenen zijn, zoals wettelijke of reglementaire verplichtingen, rechterlijke of administratieve bevelen, of gerechtvaardigde belangen van ons of van iemand anders, die ons verplichten of toelaten jouw persoonsgegevens in een identificeerbare vorm te bewaren in plaats van ze te verwijderen.</li><li>In bepaalde omstandigheden heb je het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit kan onder meer wanneer je de juistheid van je persoonsgegevens betwist of wanneer je persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de hierboven beschreven doeleinden, maar je ze nog nodig hebt in een juridische procedure.</li><li>Wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens op gronden die verband houden met je bijzondere situatie. Je kan te allen tijde zonder kosten of rechtvaardiging bezwaar maken tegen verwerkingen ten behoeve van direct marketing.</li><li>Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming of om een overeenkomst uit te voeren en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht, heb je het recht om de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en die aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.</li><li>Je hebt het recht om niet onderworpen te worden aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit waaraan voor jou rechtsgevolgen zijn verbonden of dat je op vergelijkbare wijze in belangrijke mate treft, tenzij dergelijk besluit noodzakelijk is voor de totstandkoming of uitvoering van onze overeenkomst of wanneer je uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven voor dit soort verwerking. Op dit moment maken wij geen gebruik van dergelijke besluitvorming, maar indien wij dit wel zouden doen, dan heb je het recht om je hiertegen te verzetten.</li></ul>Je kan je verzoek om bovengenoemde rechten uit te oefenen per e-mail sturen naar <a href="mailto:dpo@tomorrowland.com">dpo@tomorrowland.com</a>. Vermeld in je verzoek duidelijk welk recht je wenst uit te oefenen en geef indien vereist de nodige toelichting. Wij zullen ontvangst van je verzoek bevestigen. Als je verzoek geldig is, zullen wij het inwilligen. Indien wij twijfelen aan je identiteit, kunnen wij je om aanvullende informatie vragen om je identiteit te verifiëren.Als je niet tevreden bent over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, vragen we jou om ons van je bezorgdheid op de hoogte brengen door een e-mail te sturen naar <a href="mailto:dpo@tomorrowland.com">dpo@tomorrowland.com</a>. Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit. In België kan dit via de klachtenprocedure op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit.Laatst bijgewerkt: 17 december 2024